Dans beaucoup d’entreprises, plusieurs employés utilisent déjà l’intelligence artificielle dans leur travail. Mais très peu de directions prennent réellement la décision de structurer l’usage de l’IA.. Résultat : l’IA est utilisée un peu partout dans l’organisation, mais rarement de façon cohérente. Si tu n’as pas encore lu Comment structurer l’utilisation de l’IA pour solidifier ton équipe, nous te recommandons fortement d’en prendre connaissance avant d’aller plus loin.
Dans la majorité des PME, ce sont les responsables d’équipe et les gestionnaires qui amorcent les premières démarches. De ton côté, tu as probablement commencé par observer comment tes collègues utilisaient l’IA chacun de leur côté. Tu as identifié certaines pratiques qui fonctionnent mieux que d’autres, posé quelques règles que tu juges importantes et tenté de canaliser l’utilisation des outils disponibles dans votre environnement Microsoft 365, comme Copilot. Tu as aussi identifié quelques cas d’usage utiles pour ton équipe et essayé de mesurer ce qui fonctionne vraiment.
Mais malgré ces efforts, il devient difficile d’aller plus loin seul.
Le service informatique n’a pas toujours les ressources pour configurer les politiques de sécurité nécessaires, structurer l’accès aux données ou créer des repères clairs pour l’utilisation de l’IA. Les façons de faire restent variables d’une personne à l’autre, les résultats ne sont pas toujours comparables et certaines pratiques doivent être reprises ou ajustées régulièrement. Pendant ce temps, la direction ne voit pas toujours pourquoi l’IA mériterait davantage de considération, même si l’absence d’encadrement de l’IA crée des pratiques très différentes d’une équipe à l’autre.
C’est généralement à ce moment qu’un gestionnaire réalise qu’il ne suffit plus d’expérimenter.
Pour aller plus loin, il faut être capable d’expliquer clairement la situation, de démontrer l’intérêt d’investir du temps, et parfois un certain budget, pour structurer l’usage de l’IA dans l’entreprise. Et pour y arriver, il faut une démarche claire à présenter à la direction.
C’est exactement le rôle d’un « gabarit business case ».
Pour t’aider à organiser cette démarche, nous avons préparé un gabarit de « business case » qui permet de présenter la situation actuelle, les risques associés et un projet pilote réaliste à proposer à la direction. Dans cet article, nous allons l’utiliser dans le contexte de l’IA, mais ce même gabarit peut aussi servir pour d’autres défis que vivent les gestionnaires avec Microsoft 365 et les outils numériques.
👉 Consulte le gabarit « business case »
Si ce n’est pas déjà fait, consulte [notre article sur la structuration de l’IA en équipe]([LIEN INTERNE: Article Solution non ciblée — Thème 7]) qui explique comment poser les frontières, choisir un outil commun, former sur les bonnes pratiques et mesurer l’adoption.
Ta direction sous-estime probablement l’écart qui se creuse
Du point de vue de la direction, l’IA est déjà « accessible ». Les collègues l’utilisent, les résultats sortent, personne ne se plaint. Pourquoi investir dans quelque chose qui semble fonctionner tout seul?
Ce que la direction ne mesure pas, c’est la différence entre une utilisation dispersée et une adoption qui crée de la valeur. Selon le rapport McKinsey State of AI 2025, 92 % des entreprises prévoient d’augmenter leurs investissements en IA au cours des trois prochaines années, mais à peine 1 % considèrent que leur déploiement est mature. L’écart entre « on utilise l’IA » et « on en tire de la valeur mesurable » est énorme, et c’est exactement là que ton équipe se trouve.
Le Work Trend Index 2025 de Microsoft, basé sur un sondage auprès de 31 000 travailleurs dans 31 pays, révèle que 90 % des utilisateurs avancés de l’IA trouvent que leur charge de travail est plus gérable grâce à l’outil. Mais le même rapport montre que 75 % des travailleurs utilisent maintenant l’IA, souvent sans encadrement de leur organisation. C’est un signal que la direction doit entendre : tes collègues n’attendent pas la permission. La question n’est pas « est-ce qu’on encadre l’IA », mais « est-ce qu’on structure son utilisation avant qu’un incident nous force à le faire ».
Pour que la direction agisse, tu dois lui montrer ce que ça coûte de ne rien structurer et ce que ça rapporte de le faire correctement.
Les cinq questions que ton « business case » doit couvrir pour convaincre la direction avant d’investir pour structurer l’usage de l’IA
Un argumentaire qui fonctionne avec la direction répond à cinq questions. Pas de jargon technologique. Des faits, un plan et une demande raisonnable.
1. Qu’est-ce que tu as observé dans ton équipe? Nomme les comportements concrets. « On utilise trop d’outils différents » ne suffit pas. « Quatre collègues sur six utilisent un outil d’IA différent. La technicienne comptable copie des données financières dans ChatGPT. Le représentant utilise un complément dans Outlook que le service informatique n’a jamais approuvé. Personne ne valide les résultats de la même façon. » C’est le genre de portrait que la direction peut traiter. Les résultats de notre autodiagnostic peuvent t’aider à appuyer ce constat si tu l’as déjà complété.
2. Qu’est-ce que ça coûte en ce moment? Traduis les risques en impacts concrets. Chaque outil gratuit utilisé par un collègue est un canal par lequel des données de l’entreprise quittent l’environnement contrôlé. Chaque résultat non validé qui se retrouve dans un rapport ou un courriel client est un risque pour la crédibilité de l’équipe. Et le temps perdu par chacun à réinventer ses propres prompts et à recommencer les mêmes essais-erreurs au lieu de bâtir sur ce qui fonctionne déjà, c’est de la productivité qui s’évapore chaque semaine. McKinsey observe que les organisations les plus avancées dans l’intégration de l’intelligence artificielle investissent cinq fois plus pour structurer l’usage de l’IA et la mise à l’échelle que dans la technologie elle-même. L’outil n’est pas le problème. C’est l’absence de structure autour de l’outil qui coûte cher.
3. Quelle est la solution proposée? L’objectif est de passer d’une utilisation individuelle et non encadrée à une intégration structurée avec un outil commun, des règles claires et une formation adaptée à chaque poste. Les outils sont déjà disponibles dans Microsoft 365 : Copilot intégré à Excel, Outlook, Teams et Word, avec les données qui restent dans l’environnement de l’entreprise. SharePoint pour centraliser les procédures et les règles d’utilisation. Le centre d’administration Microsoft 365 pour structurer l’usage de l’IA par personne et par application. C’est un encadrement de l’IA avec les outils que tu paies déjà.
4. Quel est le projet pilote recommandé? Commence avec une seule équipe et un nombre limité de scénarios. Par exemple, structurer l’utilisation de Copilot dans le département de comptabilité pour trois tâches précises : l’analyse de variance budgétaire, les notes explicatives sur les écritures de journal et le résumé des échanges avec les auditeurs. Tu définis les règles, tu formes l’équipe, tu mesures pendant un cycle de fermeture de mois. Des résultats concrets sur quatre à six semaines parlent plus fort qu’une stratégie théorique sur douze mois. L’objectif d’un projet pilote est de tester comment intégrer l’IA dans certaines tâches précises du travail quotidien.
5. À quoi ressemble le succès après le projet pilote? Ne promets pas une révolution. Promets des gains documentés. Ne promets pas que l’IA va transformer l’entreprise. Promets plutôt des gains mesurables et un risque contrôlé. Par exemple, que 100 % de l’équipe utilise l’outil approuvé au lieu d’outils externes. Que chaque collègue ait intégré deux ou trois tâches ciblées dans sa routine hebdomadaire. Que le temps consacré à certaines tâches répétitives diminue de façon documentée. Et qu’aucune donnée confidentielle n’ait transité par un outil non autorisé pendant la durée de l’exercice.
Pour t’aider à organiser cette démarche, nous avons préparé un gabarit de « business case » qui permet de présenter la situation actuelle, les risques associés et un projet pilote réaliste à proposer à la direction.
👉 Consulte le gabarit de « business case »
Choisir la bonne démarche pour démontrer la valeur rapidement
Le choix de l’initiative détermine la crédibilité de tout le dossier. Trois caractéristiques à viser.
- Récurrence. Les tâches ciblées reviennent au moins chaque semaine. Par exemple, la préparation de rapports financiers mensuels ou la rédaction de courriels de suivi aux clients.
- Impact observable. Le gain de temps ou la réduction d’erreurs se voit à l’œil nu. Par exemple, le nombre de minutes que l’équipe consacre à rédiger des analyses qui pourraient être ébauchées par Copilot dans Excel.
- Comparabilité. Tu peux documenter un « avant » et un « après ». Par exemple, le temps de préparation d’un rapport de variance d’un mois à l’autre.
Si tu veux appuyer ton dossier avant de le présenter, un audit Microsoft 365 comme celui que propose Grav-ITI évalue le niveau de préparation de l’environnement actuel pour structurer l’usage de l’IA.
Après l’exercice, documente ce qui a changé : le nombre de collègues sur l’outil approuvé, le temps récupéré sur les tâches ciblées, les incidents de sécurité ou de qualité évités. Une première initiative réussie ouvre la porte à la suivante sans avoir besoin de recommencer l’argumentaire.
L’usage structuré de l’IA est l’un des défis que vivent plusieurs gestionnaires. Pour mieux comprendre comment cet enjeu s’inscrit dans un ensemble plus large de pratiques liées à Microsoft 365, nous te recommandons de commencer par notre ressource principale sur l’optimisation de Microsoft 365 pour les leaders d’équipe, qui constitue le point de départ pour explorer les différentes problématiques abordées.
Comment présenter un projet d’amélioration à la direction
Un directeur général veut un constat, un plan réaliste et une façon de mesurer le résultat. Voici un exemple de formulation adaptée au contexte IA.
« Mon équipe utilise l’intelligence artificielle, mais chacun travaille avec un outil différent et sans règles communes. Des données financières se retrouvent dans des outils gratuits que le service informatique ne contrôle pas. On perd du temps parce que personne ne partage ce qui fonctionne. Je propose de structurer l’usage autour de Microsoft Copilot, qu’on paie déjà. On commence avec une équipe, trois situations précises, sur un cycle de fermeture de mois. Pas de nouvel investissement. À la fin de l’exercice, on mesure les gains de temps, la conformité et l’adoption réelle, et on décide ensemble si on étend la démarche. » Ce type de situation soulève rapidement des questions de gouvernance de l’IA, notamment en ce qui concerne l’accès aux données et les pratiques de travail.
Ce type de proposition fonctionne parce qu’elle est concrète, mesurable et qu’elle n’exige pas un acte de foi.
Structurer l’usage de l’IA pour créer un levier de leadership
Les comportements que tu observes dans ton équipe ne sont pas uniques. Dans la majorité des PME, l’IA est déjà utilisée, mais rarement de manière structurée. Chacun expérimente de son côté, avec des outils différents, sans règles communes et sans vision claire de ce que l’équipe cherche réellement à accomplir.
Pendant ce temps, un écart commence à se creuser.
Certaines équipes apprennent à mieux utiliser l’IA dans le cadre de leur travail. Elles commencent à comprendre où l’IA apporte réellement de la valeur et comment l’intégrer dans leurs façons de travailler.
Dans d’autres équipes, l’usage de l’IA continue de se développer sans règles ni cadre clair. Les collègues utilisent chacun leurs propres outils, leurs propres méthodes et personne ne sait vraiment quelles pratiques devraient être privilégiées dans l’équipe.
Dans ce contexte, il devient facile d’avoir l’impression que la performance s’améliore simplement parce que l’IA est utilisée. Pourtant, lorsque chaque personne utilise l’IA à sa manière, sans règles communes ni validation des résultats, les gains sont souvent « artificiels ».
Autrement dit, l’équipe utilise l’IA… mais personne ne peut vraiment démontrer ce que l’entreprise y gagne réellement.
C’est exactement ce que nous expliquons dans notre article sur les risques d’une illusion de performance lorsque l’usage de l’IA n’est pas encadré dans une PME
Structurer l’IA dans une équipe est une décision de gestion
Cela signifie décider comment l’équipe va utiliser l’IA pour créer, bâtir et améliorer ses façons de travailler, tout en s’assurant que ces gains profitent aussi à la PME.
Concrètement, cela passe par quelques choix simples :
- définir des règles d’utilisation claires
- choisir un environnement commun pour l’équipe
- identifier des cas d’usage utiles selon les rôles
- mesurer les gains obtenus dans le travail quotidien
Pour structurer l’usage de l’IA dans ton équipe et en faire un véritable levier pour l’entreprise, la première étape consiste à comprendre clairement la situation actuelle.
C’est pour cette raison que nous avons préparé un autodiagnostic qui te permet d’identifier où se situe ton équipe aujourd’hui, quels sont les principaux risques liés à l’usage de l’IA et quelles premières améliorations peuvent être envisagées.
Une fois ce portrait établi, tu peux utiliser notre gabarit de« business case » pour organiser tes constats et présenter à la direction une démarche structurée, incluant un projet pilote réaliste pour structurer l’usage de l’IA.
👉 Commence par l’autodiagnostic, puis utilise le gabarit de « business case »
L’objectif n’est pas seulement d’encadrer l’utilisation de l’IA, c’est surtout de montrer comment ton équipe peut utiliser l’IA pour créer, améliorer et développer de nouvelles façons de travailler pour le bénéfice de l’entreprise.
Pourquoi faire appel à Grav-ITI pour structurer l’usage de l’IA
Dans plusieurs équipes, l’usage de l’IA apparaît d’abord de façon spontanée. Les collègues testent différents outils, découvrent des usages utiles et commencent à intégrer l’IA dans certaines tâches de leur travail.
Pendant un certain temps, cela fonctionne.
Mais lorsque l’IA commence à être utilisée par plusieurs personnes, dans plusieurs rôles ou dans plusieurs équipes, les mêmes questions apparaissent rapidement :
- quels outils devraient être utilisés dans l’entreprise
- quelles données peuvent être utilisées avec l’IA
- comment valider les résultats générés
- et surtout, comment transformer ces expérimentations individuelles en gains réels pour l’entreprise
C’est souvent à ce moment que les responsables d’équipe cherchent à structurer l’usage de l’IA.
Grav-ITI accompagne autant les directions que les responsables d’équipe qui souhaitent structurer l’usage de Microsoft Copilot dans leur environnement Microsoft 365. L’objectif n’est pas d’introduire une nouvelle technologie, mais d’aider les équipes à utiliser Copilot pour créer, améliorer et développer leurs façons de travailler, tout en respectant les règles de sécurité et de gouvernance de l’entreprise.
Concrètement, la démarche permet notamment de :
- analyser comment Copilot et les outils Microsoft 365 sont utilisés dans l’entreprise
- identifier les principaux risques liés à un usage non encadré de l’IA
- définir des règles d’utilisation adaptées aux équipes
- accompagner l’intégration de cas d’usage concrets dans le travail quotidien
Cette démarche commence généralement par un audit Microsoft 365, qui permet d’évaluer la configuration de l’environnement, l’organisation de l’information et le niveau de préparation de l’entreprise pour utiliser Copilot de façon sécuritaire et productive.
Comme le résume un dirigeant d’entreprise que nous avons accompagné :
« Je pensais que notre usage de Microsoft Copilot était déjà bien structuré. L’audit a mis en lumière plusieurs failles qu’on n’aurait jamais vues. Ce que j’ai apprécié, c’est la clarté des recommandations et la facilité avec laquelle on a pu passer à l’action. »
Si tu es prêt à structurer l’usage de Microsoft Copilot dans ton équipe et à transformer les expérimentations actuelles en gains réels pour l’entreprise, planifions un appel de 30 minutes pour discuter de ta situation. La conversation est sans engagement et peut t’aider à identifier les prochaines étapes pour structurer l’usage de l’IA dans ton environnement Microsoft 365.
